Mehr Raum für das Wesentliche: Innovation
wi-manage
Das Projekt
Mit wi-manage haben wir eine spezialisierte, bedürfnisorientierte Software-Lösung entwickelt, die den administrativen Aufwand in Gründungs- und Technologiezentren drastisch reduziert.
Die Plattform vereint:
ein intelligentes Kundenbeziehungsmanagement (CRM),
eine vollumfängliche Mietvertragsverwaltung
und ein digitales Raumbuchungssystem in einer einzigen, nahtlosen Anwendung.
Dadurch werden interne Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit zwischen Zentren und Start-ups nachhaltig vereinfacht.
Überblick
Kunde
wi-manage
Branche
Software-as-a-Service (SaaS), Wirtschaft
Unseren Kunden vertrauen auf wi-manage
Die Herausforderung: Hohe administrative Komplexität im Zentrumsalltag
Gründungs- und Technologiezentren stehen täglich vor der anspruchsvollen Aufgabe, eine Vielzahl von unterschiedlichen Prozessen parallel zu koordinieren.
Sie sind nicht nur klassische Vermieter von Büro- und Co-Working-Flächen, sondern gleichzeitig auch Förderer, Netzwerk-Knotenpunkte und Event-Veranstalter für junge Unternehmen.
Verteilte Insellösungen
Häufig wurden Kundendaten, Mietverträge und Raumreservierungen in separaten, nicht miteinander verknüpften Systemen gepflegt.
Hoher manueller Aufwand
Die Dokumentation von Kontakten, die Verwaltung von Mietstaffelungen und die Abrechnung von Meetingräumen banden wertvolle zeitliche Ressourcen des Zentrumsteams.
Anspruchsvoller Datenschutz
Der Umgang mit sensiblen Gründer- und Unternehmensdaten erfordert ein kompromissloses Rollen- und Rechtemanagement sowie höchste Sicherheitsstandards.
Unser Ansatz: Eine zentrale Plattform für alle Kernprozesse
Unser Ziel bei der Konzeption und Entwicklung von wi-manage war es, eine Software zu erschaffen, die sich exakt an den realen Arbeitswegen der Zentren orientiert.
Statt starrer Standard-Software haben wir eine modulare, flexible Plattform entwickelt, die alle zentralen Aufgabenbereiche an einem Ort bündelt und automatisiert.
Nahtlose System-Integration
Um Medienbrüche zu vermeiden, haben wir Schnittstellen geschaffen, die sich direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden integrieren.
Einfache Skalierbarkeit durch modularen Aufbau
Zentren können genau die Module aktivieren, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen – von der reinen Stammdatenverwaltung bis zum komplexen Abrechnungssystem.
Individuelle Markenidentität
Um eine nahtlose Integration in das bestehende Erscheinungsbild des jeweiligen Zentrums zu gewährleisten, wurde die Benutzeroberfläche so flexibel gestaltet, dass Farben und Logos individuell angepasst werden können.
Intelligentes Kundenmanagement (CRM) mit Microsoft 365-Anbindung
wi-manage dient als zentrales Portal für alle Mieter- und Kontaktdaten.
Automatische Synchronisation
Dank einer vollintegrierten Microsoft 365-Schnittstelle werden E-Mails, Telefonnotizen und Meeting-Protokolle automatisch direkt beim jeweiligen Kontakt hinterlegt.
Arbeiten direkt im Postfach
Über ein eigens entwickeltes Outlook-Add-In kann das Zentrumsteam direkt aus Microsoft Outlook heraus auf alle relevanten Kundendaten in wi-manage zugreifen – ohne das Programm wechseln zu müssen.
Rollenbasiertes Rechtesystem
Ein detailliertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass sensible Daten geschützt sind und Nutzer genau die Funktionen und Informationen sehen, die für ihre Rolle freigegeben sind.
Digitales Mietmanagement für eine lückenlose Verwaltung
Dieses Modul digitalisiert die gesamte Immobilien- und Vertragsverwaltung des Zentrums:
Stammdaten und Verträge der Mieter sind jederzeit zentral abrufbar.
Wichtige Dokumente und vertragliche Vereinbarungen werden sicher hinterlegt.
Mieteinnahmen bleiben transparent im Blick, während komplexe Aufgaben wie automatische Mietstaffelungen vollkommen selbstständig vom System berechnet werden.
Flexibles Raumreservierungssystem für Mieter und externe Gäste
Das Buchungsmodul macht die Verwaltung von Meetingräumen und Co-Working-Arbeitsplätzen effizienter:
Plattformunabhängige Buchung
Ob am Desktop im Büro oder mobil auf dem Smartphone – Mieter sowie externe Partner können freie Räumlichkeiten unkompliziert und in Echtzeit reservieren.
Integrierter Bezahlprozess
Ein direkt angebundener, digitaler Bezahlvorgang automatisiert die Abrechnung und reduziert den administrativen Aufwand im Hintergrund auf ein Minimum.
Das Ergebnis: Mehr Raum für das Wesentliche – Innovation
Mit wi-manage haben wir eine Software geschaffen, die den Alltag in Gründungszentren nachhaltig professionalisiert.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Raumabrechnung, der E-Mail-Dokumentation oder der Mietstaffelung spart das Management wertvolle Arbeitszeit.
Diese gewonnenen Ressourcen können direkt in das investiert werden, was Zentren wirklich ausmacht: die persönliche Begleitung, Beratung und Förderung zukunftsweisender Start-ups.
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